Aus Mailings lernen – mit System!
Wie finden Sie denn die Post-Mailings anderer Organisationen so?
In meinen Vorträgen sage ich gerne, dass wir Fundraiser*innen voneinander lernen müssen. Und dazu zählt, dass wir uns die Mailings, die Spendenbitten anderer NPOs, ansehen. Viele Kolleg*innen machen das auch und es haben sich in der Praxis drei Sammelformen herauskristallisiert:
• die ungeordnete Sammlung
• die nach NPOs geordnete Sammlung
• eine thematische Sammlung (mit Beilagen, Jahres-Bescheinigungen, etc.)
Gegen diese Ordnungen ist nichts einzuwenden. Aber meist geschieht nach dem ersten Ansehen und der Ablage nichts mehr mit den gesammelten Mailings. Das ist wie mit den ewig wachsenden Zeitschriften-Ablagen und Zeitungsartikel-Friedhöfen. Auch sie werden von den meisten Menschen nie mehr angesehen und irgendwann in einem großen Aufwasch entsorgt.
Leider sind die Gedanken, die ein Mailing ausgelöst hat, beim Archivieren mit abgelegt und vergessen worden. Denn meist benötigt man einen Impuls aus einem fremden Mailing nicht just in dem Moment, in dem er einen erreicht. Da ist der Kopf sehr effektiv im Bemühen, das Gehirn zu entlasten. Gleiches gilt auch für Artikel in Zeitungen, Zeitschriften und auf Webseiten.
Kolumnist Kai Dörfner
Wissensmanagement muss einfach sein
Die Lösung ist, die relevanten Informationen sinnvoll greifbar zu machen, Wissensmanagement zu betreiben. Und da gilt die Devise: Je einfacher eine Lösung ist, desto eher wird sie auch umgesetzt und genutzt. Ein simples Tool, um sinnvoll Mailings auszuwerten, ist zum Beispiel eine Tabelle. Sie lässt sich handschriftlich als Papierausdruck oder am Computer schnell ausfüllen und mitsamt den relevanten Mailings oder Beilagen ablegen. Eine große Ordnung ist nicht nötig. Es reicht, das Mailing mit der fortlaufenden Nummer zu versehen, die es in der Tabelle erhalten hat. Zentral ist nun, in der Tabelle zu notieren, welcher Mailing-Bestandteil besonders auffiel und im Bemerkungsfeld zu begründen.
Auf was kann ich denn besonders achten?
Orientieren Sie sich einfach an den typischen Sorten und Bestandteilen eines Brief-Mailings:
• Teaser: Machte er mich neugierig? Oder: So soll er niemals werden!
• Briefumschlag: Gestaltung, Logo, Absenderinformation, Format, Frankierung, Vorder- und Rückseite
• Inhalt: Besteht das Package aus auffälligen Elementen? Wie ist das verwendete Papier? Wie sind das Format, die Gestaltung, die Absenderangaben, die Inhalte des Briefs, des Prospekts, der weiteren Beilagen?
• Beilagen: Hat der Brief eine Beilage? Passt die Beilage zum Inhalt oder zur Organisation? Gefällt mir die Beilage? Behalte ich sie oder werfe ich sie umgehend weg?
• Zahlschein: Hat er eine besondere Gestaltung bei den roten Texten (die von der Bank nicht eingelesen werden)?
• Jahresbescheinigung: Welches Format und Layout hat die (Jahres-)Zuwendungsbestätigung?
• Shopping-List: Ist eine pfiffige Idee sichtbar, wie der Spendenzweck veranschaulicht wird?
• Saisonaler Kontext: Gibt es einen besonderen saisonalen Aufhänger (Feiertag, Jahreszeit, etc.), auf den in der Sendung Bezug genommen wird?
• PS: Enthält das PS einen besonderen Inhalt, eine ungewöhnliche Nachricht?
• Etc.
Hier ein Beispiel:
Wenn dann das nächste Mailing ansteht, kann man die Tabelle überfliegen und vielleicht findet man einen hilfreichen Impuls.
Ach ja: Selbstverständlich kann man diese Gedanken auch 1:1 auf Newsletter anwenden. Anstelle der Papierablage mit Nummerierung gibt es einen E-Mail-Sammelordner. In der Tabelle wird einfach das Datum anstelle der laufenden Nummer angegeben.
Viel Erfolg beim Beobachten, Sammeln, Ideen generieren und Anregungen umsetzen!
Über den Kolumnisten
Kai Dörfner leitet seit 2002 das Fundraising bei der Evangelischen Gesellschaft Stuttgart e.V. und ist Geschäftsführer der von ihm dort aufgebauten Stiftung. Nebenberuflich ist er als Dozent und Berater tätig sowie Autor des Fach- und Lehrbuchs „Fundraising-Coach“. Außerdem bloggt er auf www.fundraising-coach.de
