Den Artikel verfasste Tanja Malkus
Danke sagen – von der Selbstverständlichkeit zum Besonderen
Ihre Spender möchten gesehen werden
Sich für ein Geschenk, eine Gefälligkeit oder eine Spende zu bedanken, ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Doch aus Kostengründen wird im Fundraising oft auf den Versand einer Bedankung verzichtet, was langfristig die Spenderbindung und die Spendenbereitschaft schwächen kann. Manchmal fällt der Dank auch so lapidar und unspezifisch aus, dass der Gebende das Gefühl hat, seine Spende wird nicht angemessen gewürdigt. Denken Sie immer daran: schon 10 Euro können je nach finanzieller Situation des Gebenden eine große Spende sein. Wer gibt, möchte wahrgenommen und wertgeschätzt werden. Doch wie schaffen Sie es mit dem Dank für eine Spende die persönliche Beziehung zu stärken? Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, die ein selbstverständliches Dankeschön zu etwas Besonderem werden lassen, mit dem Sie Nähe zu Ihren Spendern aufbauen und sie langfristig an Ihre Organisation binden.
Ein paar Tipps für erfolgreiche Bedankungen
1. Schreiben und gestalten Sie individuell auf das Mailing
Tests haben ergeben: Je individueller in der Bedankung auf das Thema des Mailings eingegangen wird, auf das gespendet wurde, desto höher ist die Spendenbereitschaft. Daher unser Rat: Verfassen Sie nach jedem Spendenbrief ein individuelles Dankschreiben. In der Praxis hat es sich als nützlich erwiesen, die Bedankung gleich zusammen mit dem dazugehörenden Mailing zu schreiben. Verzichtet eine Organisation auf herkömmliche, regelmäßige Dankbriefe, sollte sie zumindest darüber nachdenken, einmal im Jahr einen besonderen Dank zu versenden. Dieser kann beispielsweise eine handgeschriebene Karte oder eine besondere Anerkennung oder Auszeichnung des Spenders – wie beispielsweise eine Urkunde – enthalten.
2. Kein Dank ohne Zahlschein
Um Bedankungen kostendeckend zu versenden, empfehlen wir, stets einen Überweisungsträger beizulegen. Das animiert zu einer Folgespende. Es reicht schon die bloße Beilage eines Zahlscheins. Sie müssen nicht direkt um eine Spende bitten – so bleibt der Dank immer noch ein Dank.
3. Zeigen Sie erreichte Ziele auf
Schreiben und zeigen Sie, welchen Erfolg Ihre Spendenkampagne hatte und berichten Sie Ihrem Spender ganz konkret, was er dazu beigetragen hat:
Dank Ihrer Spende konnten wir in diesem Winter einen ganzen Tag lang obdachlose Menschen mit heißen Getränken versorgen. Jonathan bedankt sich ganz herzlich bei Ihnen. Sie haben dazu beigetragen, dass endlich sein größter Wunsch in Erfüllung gehen kann: Die Reise zu seinem Opa in den USA.
4. Legen Sie ein kleines Magazin bei
Lassen Sie Ihre Spender an Ihren Projekten, an Ihrer alltäglichen Arbeit und an Ihren Erfolgen teilhaben. Dazu bietet sich ein kleines, der Bedankung beiliegendes Mini-Magazin an, beispielsweise ein einfacher Vierseiter. Darin lässt sich über Erreichtes aus den Projekten, aber auch über Veranstaltungen Ihrer Organisation oder Themen wie Anlass- oder Testamentsspenden berichten. Lassen Sie hier Bilder sprechen und gestalten Sie diesen Beileger wie eine kleine Zeitung. Zeigen Sie, dass die Spenden gut eingesetzt werden. Probieren Sie es einmal aus, es macht weniger Aufwand als gedacht und hat einen enormen Informationswert für den Spender. Sie können hier sehr gut Material verwenden, das Sie bereits auf anderen Kanälen wie Facebook, Instagram oder in Ihrem Newsletter genutzt haben.
Sagen Sie "Danke": Versenden Sie nach jedem Spendenmailing ein individuelles Dankschreiben an Ihre Spendenden. Das erhöht die Spendenbereitschaft.
5. Berichten Sie von Ihren Projekten oder Ihrem Arbeitsalltag
Social-Media-Kanäle bieten gute Möglichkeiten, zwischendurch mit Ihren Spendern in Kontakt zu bleiben. Menschen, die Sie vertrauensvoll unterstützen, freuen sich darüber, wenn Sie Einblick in Projekte gewähren oder einen Arbeitsalltag in Ihrer Organisation schildern. Das wirkt wie eine Art Tagebucheintrag, den Sie nur einem kleinen ausgewählten Kreis anvertrauen.
Und noch zwei Tipps:
- Instagram, LinkedIn & Co bevorzugen unterschiedliche Bild- und Fotoformate. Lassen Sie sich dazu Empfehlungen von Profis geben, wie Sie passende und vorzeigbare Fotos und Videos erstellen – vielleicht im Rahmen eines Fotoworkshops.
- Wenn Sie aus Ihren Projekten berichten möchten, sollten vorab alle beteiligten Personen schriftlich einer Veröffentlichung der Aufnahmen zustimmen.
6. Lassen Sie Menschen zu Wort kommen
Gespräche mit Ehrenamtlichen oder Hauptamtlichen machen Spendern deutlich, warum es sich lohnt, sich für Ihre Sache zu engagieren. Bestätigen Sie Ihren Unterstützern: Ihr seid ein wichtiger Teil unserer Organisation, denn wir sind Hand in Hand im Einsatz: Als Flüchtlingshelfer können wir hier vor Ort die Not lindern und helfen, wo es dringend erforderlich ist. Dabei stärkt uns Ihre finanzielle Unterstützung ungemein den Rücken. Aber wichtiger noch: Für die Menschen, die hier in den Zelten leben, ist die gemeinsame Hilfe unserer Organisation ein großes Zeichen der Hoffnung.
7. Beste Förderer besonders bedenken
Besondere Spender verdienen eine besondere Behandlung. Definieren Sie einen Spendenbetrag, ab dem Sie Spendern besonders danken. Hierzu kann beispielsweise ein Anruf oder eine handgeschriebene Dankkarte dienen. So können Sie vielleicht ab einem Spendenbetrag von 100 Euro eine handgeschriebene Karte verfassen, bei Summen ab 500 Euro hingegen bietet sich ein persönlicher Anruf an. Denn nichts hinterlässt beim Spender größeren Eindruck als ein persönliches Gespräch. Rufen Sie Ihre Unterstützer an! Sie werden merken, wie groß die Wertschätzung für diesen Anruf am anderen Ende der Leitung ist. Fehlen Ihnen dafür die personellen Kapazitäten, überlassen Sie das Gespräch einer professionellen Agentur. Diese bieten spezielle Bedankungsanrufe an. Vergessen Sie nicht, diese Spender aus dem automatisierten Bedankungsprozess für die entsprechende Spende heraus zu nehmen.
8. Laden Sie dazu ein, Ihre Organisation direkt kennenzulernen
Der unmittelbare Austausch erzeugt die größte Nähe, eine persönliche Einladung ist das stärkste Dankeschön. Für lokal aktive Organisationen ist es leichter, Spender zum Besuch einzuladen oder ein Projekt vorzustellen. Aber auch bundesweit oder im Ausland tätige Organisationen können Begegnungsmöglichkeiten schaffen: bspw. durch eine Städtetour mit einem Infomobil, durch Vortragsabende mit Berichten über (Auslands-)Projekte oder mit Kooperationspartnern. Hinweise, wo sich so etwas lohnen kann, geben Ihnen Adress-Cluster aus Ihrer Spender-Datenbank.
9. Der richtige Zeitpunkt für die Bedankung
Versenden Sie die Bedankung auf das Mailing möglichst zeitnah. Tests haben ergeben, dass die Bedankung am besten 14 Tage nach dem Mailing beim Spender sein sollte. So ist noch immer genug Luft bis zum Folge-Mailing.
Effektive Spenderführung: Persönliche Dankbarkeit zeigen, transparente Berichte liefern und kontinuierlich über die positiven Auswirkungen informieren – so bleiben Spender treu und engagiert.
Landen Bedankung und Folgemailing zu dicht nacheinander im Briefkasten, kann es passieren, dass sich beide kannibalisieren und die Spendenergebnisse für die einzelnen Aktionen schlechter ausfallen. Versenden Sie Bedankungen ohne Zahlschein (siehe hierzu aber Punkt 2), empfiehlt es sich, möglichst schnell nach dem Mailing zu bedanken.
10. Vergessen Sie Ihre Lastschriftspender nicht
Besondere Aufmerksamkeit benötigen Dauerspender, die Ihre Organisation regelmäßig mit einer festen Summe unterstützen. Wenn Sie auf einzelne Mailings bedanken, können Lastschriftspender, die zusätzlich nicht noch Einzelspenden tätigen, durch das Bedankungsraster rutschen. Richten Sie hierfür eine eigene Bedankungsversion ein.
Kontakt-Informationen SAZ-Gruppe:
Postalische Mailings, die gut ankommen – die SAZ-Gruppe ist Ihr Partner, wenn es um response-starke Kampagnen geht. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern. Tel.: +49 5137 88 1444, E-Mail: marketing@saz.com
