Mal eben auf Knopfdruck? Fehler bei der Einführung neuer Software vermeiden

Nichtberücksichtigung von Nutzer-Feedback

Hilfreich ist es immer, die Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig einzubeziehen. Als „Experten in der eigenen Sache“ wissen sie, was verbessert werden sollte und was nicht. Die User können Ihnen sagen, wo ein Upgrade erforderlich ist und welche Funktionen wünschenswert sind.

Wenn Sie diese Expertise ignorieren, ist Unzufriedenheit bis hin zur Ablehnung der neuen Software vorprogrammiert. Solche Widerstände sind zuweilen sogar Anlass für Arbeitgeberwechsel oder den Verlust von Spendern und Freiwilligen.

Unterschätzung des Bedarfs an Softwareschulung

Ihre neue Software wird nur dann optimal funktionieren, wenn Ihr Team weiß, wie man sie benutzt. Dafür ist eine einführende und begleitende Schulung unerlässlich. Häufig bieten Technologieanbieter Online-Kurse, Hilfe-Menüs in der Software oder Kundensupport an. Wenn Sie eine individuelle Softwarelösung anstreben, dann vereinbaren Sie schon bei der Auftragsvergabe mit Ihrem Softwareanbieter entsprechende Schulungen und verlässlichen Kundensupport.

Fehlendes Vorausschauen

Ebenso wie sich Ihre Organisation weiterentwickeln wird, sollte Ihre Software mitwachsen können. Überlegen Sie sich die Ziele und Erfordernisse Ihrer Organisation für die nächsten drei bis fünf Jahre. Wählen Sie Software, die flexibel genug ist für zukünftige Änderungen von Nutzerzahl und Datenvolumen und für die Kooperation mit anderer Software und Apps. Denken Sie auch an Projekte, mit denen Sie sich derzeit noch nicht beschäftigen, die künftig aber ein Thema werden könnten.

Mangelnde Integrationsfähigkeit

Ihre neue Software sollte sich in die Softwaresysteme Ihrer Organisation integrieren lassen. Um Parallelstrukturen zu vermeiden, kann Ihnen das interdisziplinäre Team wichtige Hinweise auf organisatorische und funktionale Schnittstellen geben. Die technische Lösung können Sie dann frühzeitig mit dem Softwareanbieter erörtern.

Vernachlässigung der Datensicherheit

Ihre Organisation verarbeitet sensible Informationen über Spender, Begünstigte und Finanztransaktionen. Dementsprechend ist hohe Datensicherheit erforderlich. Achten Sie darauf, dass die neue Software Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsstandards gewährleistet.

Starten ohne vollständige Tests

Ein Knopfdruck und … nichts tut sich. Eile ist fehl am Platz, lieber mit einer alten Software etwas langsamer arbeiten, als eine hochmoderne IT-Rakete, die – unzureichend getestet – am Boden bleibt.

Holen Sie sich in der Testphase auch Benutzerfeedback ein, identifizieren Sie die Ursachen von Problemen und arbeiten Sie mit dem Softwareanbieter zusammen, um sie vor dem Start zu beheben.

Den falschen Zeitpunkt wählen

Kurz vor Ihrem Urlaub die Softwareumstellung vornehmen? Ihre Spenden- und Spenderverwaltung gerade dann updaten, wenn das Weihnachtsmailing raus ist? Keine guten Ideen!